Weniger Chaos, mehr Überblick: Optimiere Prozesse im Handumdrehen
Zeit ist Geld heißt es so gerne – doch gerade in der Schnelllebigkeit und der Dynamik des Agenturen-Alltags ist Zeit tatsächlich ein wichtiges Gut. Projekte müssen effizient geplant, Ressourcen optimal eingesetzt und Budgets im Blick behalten werden.
Und genau hier setzt die Software QuoJob von der Firma QuoTec an. QuoJob bietet eine durchdachte, modulare Lösung, die speziell für die Bedürfnisse von Agenturen entwickelt wurde – egal ob kleine Kreativteams oder große Agenturen mit mehreren hundert Mitarbeitern. Gemeinsam mit Jil von QuoTec schauen wir uns das Tool einmal genauer an und sprechen über Funktionen und Besonderheiten von QuoJob.
Inhaltsverzeichnis
Was ist QuoJob?
QuoJob ist eine browserbasierte Agentursoftware, die alle relevanten Geschäftsprozesse in einem einzigen System vereint: von der Projektplanung über das Kundenmanagement bis hin zur Zeiterfassung und Buchhaltung. QuoJob bietet eine umfangreiche Funktionspalette, die den Alltag von Agenturen nicht nur erleichtert, sondern auch effizienter gestaltet. Dank der modularen Struktur kann jede Agentur die Software genau so konfigurieren, wie es für ihre spezifischen Bedürfnisse passt.
Die Flexibilität von QuoJob
QuoJob kann entweder in einem Rechenzentrum in Gunzenhausen gehostet oder bei der Agentur intern installiert werden, falls bereits eigene Server vorhanden sind. Somit bleibt die Kontrolle über die Daten immer bei der Agentur, was insbesondere für Datenschutzbedenken relevant ist.
Das Webinar zu QuoJob mit Marcus und Jil von QuoTec
Die wichtigsten Funktionen von QuoJob für Agenturen
Da QuoJob eine große Palette an Funktionen mitbringt und so unterschiedlich einsetzbar ist, gehen wir etwas detaillierter auf die Optionen ein. So kannst du dir ein genaues Bild von QuoJob machen und schauen, welche Tools zu dir und deiner Agentur passen.
Für eine präzise Vorstellung und optische Einblicke in das Tool empfehlen wir dir das Interview mit Jil von Quotec. Dort zeigt sie gezielte Einblicke in die Software und du erhältst noch mehr spannende Informationen.
Individuell anpassbares Dashboard – Alle wichtigen Informationen auf einen Blick
Das Dashboard ist das Herzstück von QuoJob und bietet eine vollständige Übersicht über alle relevanten Informationen, Aufgaben und Termine. Besonders hervorzuheben ist die Individualisierbarkeit des Dashboards: Jede Agentur und jeder Mitarbeiter kann es sich mit Hilfe von Widgets nach eigenen Vorlieben gestalten.
Beispiele für Widgets sind:
- Buchhalterische Informationen
- Aufgabenlisten
- Projektübersichten
- Kalendereinträge
- Notizen und Erinnerungen
Diese Flexibilität sorgt dafür, dass jeder Nutzer nur die Informationen sieht, die für ihn von Bedeutung sind – und das in einer übersichtlichen und intuitiven Darstellung.
Effizientes Zeitmanagement und Zeiterfassung
Die Effizient eines Mitarbeiters zu erhöhen, steigert vor allem auch die Effizient deines Unternehmens. Mit QuoJob ist die Zeiterfassung nahtlos in den Arbeitsablauf integriert. Mitarbeitende können ihre Zeiten direkt in der Software erfassen, sei es manuell oder durch einen integrierten Timer, der automatisch läuft. Die Zeiterfassung ist direkt mit den jeweiligen Projekten, Aufgaben oder Meetings verknüpft, sodass keine Zeit verloren geht und alles sofort abgerechnet werden kann.
Zusätzlich dazu bietet QuoJob automatische Zeiterfassungsvorschläge an, um den Prozess zu vereinfachen. Die erfassten Zeiten fließen automatisch in die Projektabrechnung ein, was die Nachvollziehbarkeit und Abrechnung enorm erleichtert. Besonders praktisch ist auch die Integration von Outlook-Kalendern und anderen Tools wie Microsoft Teams, sodass Termine direkt synchronisiert werden können.
Kalender- und Terminverwaltung
Neben der Zeiterfassung bietet QuoJob eine vollständige Kalenderintegration, die mit Outlook oder Exchange verknüpft werden kann. Dies ermöglicht es, Termine zentral zu verwalten, egal, ob sie in QuoJob, Outlook oder einem anderen System eingetragen wurden. So behältst du stets mit deiner Agentur den Überblick über alle Meetings, Deadlines und Meilensteine, ohne zwischen verschiedenen Plattformen wechseln zu müssen.
Projekt- und Aufgabenmanagement – Strukturierte Planung und Verfolgung
Das Projektmanagement von QuoJob ist sowohl für einfache als auch für komplexe Projekte ausgelegt. Es ermöglicht eine dreistufige Hierarchie von Projekten, Jobs und Sub-Jobs.
Das ist besonders nützlich für Agenturen, die regelmäßig kleinere Aufgaben für Stammkunden abwickeln oder langjährige Projekte betreuen. Dank dieser Struktur lassen sich Projekte übersichtlich planen und jederzeit analysieren – sowohl auf Gesamt- als auch auf Jobebene.
Außerdem können Aufgaben direkt aus Angeboten generiert und bestimmten Mitarbeitenden zugewiesen werden. Alle Aufgaben lassen sich mit Zeiteinträgen und Deadlines versehen, sodass die Projektverantwortlichen jederzeit den Fortschritt und die Auslastung der Teams im Blick haben.
CRM – Kundenbeziehungen leicht verwalten
Ein weiterer wichtiger Bestandteil von QuoJob ist das integrierte Customer Relationship Management (CRM). Es bietet umfangreiche Funktionen zur Verwaltung von Kunden, Interessenten, Lieferanten und weiteren Kontakten. Agenturen können nicht nur Stammdaten hinterlegen, sondern auch Notizen, Aufgaben und sogar komplette Verläufe der Kommunikation dokumentieren. So bleiben alle Interaktionen nachvollziehbar und transparent.
Besonders hilfreich ist die Möglichkeit, E-Mail-Vorlagen und digitale Signaturen zu hinterlegen. Auch personalisierte Newsletter lassen sich direkt aus dem System versenden, was die Kundenpflege vereinfacht. Dank der umfassenden Such- und Filterfunktionen können Agenturen schnell und einfach die gewünschten Kontakte selektieren – beispielsweise für den Versand von Weihnachtskarten oder speziellen Kampagnen.
- PageSpeed Score
- Core Web Vitals
- Parameter with explanation
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Rechnungen, Angebote und Mahnungen – Alles aus einer Hand
Mit QuoJob kannst du die Rechnungen, Angebote und Mahnungen deiner Agentur direkt im System erstellen und versenden. Die Erstellung von Angeboten ist besonders benutzerfreundlich, da sie auf Basis von Vorlagen erfolgt. Häufig wiederkehrende Angebote lassen sich speichern und jederzeit wiederverwenden, was den Aufwand erheblich reduziert.
Ein weiteres Highlight ist die Live-Vorschau von Angeboten. Änderungen an Formatierungen, wie z. B. Fett- oder Kursivschrift, können direkt vorgenommen werden. QuoJob ermöglicht es sogar, individuelle Seitenumbrüche einzufügen, sodass die Angebote optisch immer ansprechend und gleich bleiben – ein klarer Vorteil für Agenturen, bei denen Präsentation und Ästhetik eine wichtige Rolle spielen.
Modularer Aufbau und flexible Lizenzierung
Ein entscheidender Vorteil von QuoJob ist der modulare Aufbau. Agenturen können selbst entscheiden, welche Standardfunktionen sie nutzen möchten, und zahlen nur für die Funktionen, die sie wirklich benötigen. Typische Module umfassen unter anderem:
- Zeiterfassung
- Rechnungsstellung
- Buchhaltung
- CRM
Zudem gibt es unterschiedliche Lizenzmodelle, je nachdem, welche Funktionen und Zugriffsrechte ein Mitarbeiter benötigt. So können etwa für einfache Zeiterfassende günstigere Lizenzen erworben werden, während Power-User, die tiefere Einsichten ins Projektmanagement benötigen, eine umfassendere Lizenz erhalten.
Du kannst dein persönliches QuoJob aus verschiedenen Modulen so zusammenstellen, wie du es benötigst. Das Modul, dass du auf jeden Fall benötigst, ist das Kontakt- und Akquisemodul:
Das beinhaltet alle Standardfunktionen, wie Zeiterfassung, Mitarbeiterverwaltung, Angebote, Rechnungen erstellen, Eingangsrechnungen erfassen, Kalender und Controlling. Alle anderen Module kannst du ganz nach Bedarf dazubuchen.
Freelancer und externe Partner einbinden
QuoJob ist auch für Freelancer geeignet und lassen sich problemlos in das Tool integrieren. Mit speziellen Lizenzen können Freelancer auf die für sie relevanten Aufgaben und Projekte zugreifen und ihre Zeiten erfassen. Diese Einbindung ermöglicht eine transparente Zusammenarbeit, selbst wenn externe Ressourcen genutzt werden. Alle Daten und Abrechnungen bleiben zentral in einem System und sind jederzeit abrufbar. Wir finden das super praktisch, denn so kannst du die Arbeit mit Externen ganz einfach immer genau im Blick behalten.
Umfassendes Reporting und Controlling
Bei der täglichen Arbeit können dich auch die umfangreichen Controlling-Funktionen unterstützen. Alle Daten, die im System erfasst werden – sei es die Zeiterfassung, Rechnungsstellung oder Projektfortschritt – können in übersichtlichen Reportings und Dashboards dargestellt werden. Diese Reports sind nicht nur für das interne Controlling wertvoll, sondern können auch direkt an Kunden weitergeleitet werden.
Besonders hilfreich ist die Möglichkeit, Berichte als PDF oder CSV zu exportieren und so leicht mit externen Systemen weiterzuarbeiten. Dieser Bereich ist besonders im Alltag mit vielen Kunden super praktisch für Reportings.
HR-Modul und Ressourcenplanung
Für Agenturen, die auch ihre Personalressourcen verwalten möchten, bietet QuoJob zudem ein voll integriertes HR-Modul. Mit diesem können nicht nur Arbeitszeiten, sondern auch Urlaube, Krankheitstage und externe Termine erfasst werden.
Sehr sinnvoll ist dabei die Funktion der Kapazitätsplanung deines Teams oder einzelnen Teammitgliedern: Wenn ein Mitarbeiter beispielsweise freitags nicht arbeitet, wird dies bei der Aufgabenplanung berücksichtigt und das System weist darauf hin, dass dieser Mitarbeiter nicht zur Verfügung steht.
So sieht jeder Teilnehmende, wer gerade da ist oder wer aktuell nicht erreichbar ist. Das verhindert Probleme und schafft mehr Transparenz innerhalb des Teams.
Was kostet QuoJob?
Die Preisgestaltung von QuoJob ist im Vergleich zu anderem Unternehmen erst einmal etwas anders als du vielleicht denken magst. QuoJob funktioniert über eine Art modulare Software-Architektur, bei dem du nur das zahlst, was du benötigst.
Bei QuoJob kannst du zwischen drei verschiedenen Userlizenzen wählen und genau festlegen, welche Module du für welchen Nutzer einbauen möchtest. Deine individuelle Konfiguration beeinflusst den Gesamtpreis, weswegen ein konkreter Preis hier nicht angegeben werden kann.
Hier ein Beispiel für eine Agentur mit 30 Personen:
Zum einen gibt es die Option, das Tool zu mieten und monatlich pro Nutzer zu bezahlen. Hier liegt der Preis pro Nutzer bei 20 € im Monat.
Du kannst das Tool allerdings auch einmalig kaufen. Das kostet dich 11.340 € und 20 % für die jährliche Wartung des Systems.
Du bist erst einmal überrumpelt? Kein Problem! Auf der Webseite von QuoJob findest du detaillierte Rechenbeispiele, bei denen du dir eine mögliche Rechnung mit verschiedenen Modulen und Nutzern anschauen kannst. Dabei siehst du dann auch, wie die Preisgestaltung des Tools sich zusammensetzt.
Hier kannst du dich über die Preiszusammensetzungen von QuoJob informieren.
Für wen eignet sich Quojob?
Die Software ist für Agenturen jeder Größe geeignet – von kleinen Einzelunternehmen bis hin zu großen Agenturen mit über 300 Mitarbeitern.
Durch den modularen Aufbau und die flexiblen Lizenzoptionen kannst du dir genau die Lösung zusammenstellen, die du für deine Agentur benötigst, ohne für überflüssige Funktionen zahlen zu müssen.
QuoJob als unverzichtbare Softwarelösung für Agenturen
QuoJob bietet eine umfassende, flexible und vor allem benutzerfreundliche Lösung für Agenturen, die ihre Geschäftsprozesse optimieren möchten. Die Integration von Zeiterfassung, Projektmanagement, CRM, Rechnungsstellung und Controlling in einem einzigen System spart Zeit, minimiert Fehler und sorgt für eine nahtlose Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Teams und Freelancern.
Ob für kleine, mittlere oder große Agenturen – QuoJob bietet für jede Herausforderung die passende Lösung. Die Möglichkeit, die Software zunächst in einer kostenlosen Demo auszuprobieren, macht es einfach, sich einen Überblick über die zahlreichen Funktionen zu verschaffen und zu entscheiden, ob QuoJob die richtige Wahl ist.
Interesse an einer Demo?
Wer QuoJob testen möchte, kann sich direkt auf der Website von QuoTec für eine Demo anmelden. Die Experten von QuoTec stehen zudem für individuelle Beratungen und Schulungen zur Verfügung, um sicherzustellen, dass jede Agentur genau das bekommt, was sie auch tatsächlich benötigt.
